－第120回－
経営力を高めるIT活用（１）
－IT化、最も大事な初めの一歩とは？－
□ なぜIT化なのか
IT化が叫ばれて久しい現在ですが、改めて何故IT化が必要なのでしょうか。
それは、売上を伸ばし、経費を削減するためです。
IT化をしないと
・ 生産性が上がらない → 従業員の給与が上がらない → 採用が難しい
・ 売上が上がらない → 色々なことができない → いつかは事業を続けられなくなる
ということになります。
□ まずは Excel
皆さんや従業員がやっている業務の中で、
単純作業で退屈な業務はないでしょうか。
まずは単純作業を MS Excel等の表計算ソフトで行うことを考えてみます。
ここで一つポイントがあります。
システム化の前に業務自体を止めてしまうことを先に検討することです。
システム化より止めることの方が簡単です。
何かを止めるというのは従業員からは言い出しにくいものです。
皆さんから率先して不要な業務を止めてしまいましょう。
省力化の多くの部分は表計算ソフトで出来ます。
表計算ソフトはかなり前から普及し、機能も充実しています。
使い方も成熟しています。細かい使い方はWebを調べればたくさん出てきます。
MS Excelはある会社の製品ですので有料ですが、
最近では無料で使える表計算ソフトもたくさんあります。
社内で使う分には充分です。但し、社外の人とやり取りをするときは
一部の表示が崩れてしまうこともあります。
それでも無料ですし、とても役に立つものです。
普通のソフトウェアを使う場合には、
バックアップも考える必要があります。
突然ファイルが壊れてしまったり、誤って削除してしまうこともあります。
「Google Drive」「Dropbox」「One Drive」等、
皆さんも聞いたことがあります。
今はインターネット上にデータを保存しておく仕組みで、
無料で使えるものがたくさんありますので、これらを活用すると良いでしょう。
あるお店では、パート、アルバイトのシフト表を
Web上の表計算ソフトを利用し、皆で共有したところ、
今までの印刷、シフト変更、集計といった業務が大幅に軽減されたそうです。
共有している全員が書き込めてしまう為、
当初はアルバイトによる不正書き換えを心配していましたが、
今のところ、そういうことは起こっていないとのことです。
業務の効率化以外にITにはもう一つ重要な役目があります。
これについては次回ご説明します。
そうは言っても難しいという方には、
中野区で相談窓口を設けています。
皆さんのもとに伺いますので、お気軽にお問い合わせください。
具体的なIT化の目途がついてきたら、
各種補助金もあります。下記に紹介しておきます。
□ 相談窓口
・ 中野区 どこでも出張相談
https://www.city.tokyo-nakano.lg.jp/dept/162000/d004635.html
お申込みの際にはなるべく具体的に要望をご記載くださいますと、
より適任の専門家を派遣できます。
□ 補助金
・ 小規模事業者持続化補助金
https://seisansei.smrj.go.jp/pdf/0102.pdf
販路開拓のための支出について 2/3が補助されます。
審査があります。
・ IT導入補助金
https://www.it-hojo.jp/
指定されたITツールの利用料の一部が補助されます。
ITツールの内容は様々あります。
・ ものづくり・商業・サービス生産性向上促進事業
https://seisansei.smrj.go.jp/pdf/0101.pdf
新事業の設備投資、試作開発のための支出について一部補助されます。
審査があります。
ＮＰＯ法人中野中小企業診断士会 杉野洋一