－第166回－
なぜプロジェクトは遅れてしまうのか？（１）
－遅れる理由と対処法を考える－
＜ケース＞
製造業のX社では、社運をかけた新製品の開発に取り組むことにした。そこで中堅社員のY氏をリーダーとし、各部門のメンバーから成る新製品企画のプロジェクトチームを立ち上げ、４ヶ月後に新製品の企画を社長にプレゼンすることとなった。
フェーズごとに区切り、バッファ（余裕期間）を設け、スケジュール上は万全の体制であった。A氏はメンバーにも各フェーズを守るよう努力し、余裕のあるメンバーは、遅れがちな他のメンバーを手伝うよう強く発破をかけた。
しかしながら、いざプロジェクトが始まると、当初設定したフェーズごとの期限が遅れがちになり、最終的に社長プレゼンも十分なものとはならず、再考を促されてしまった。
最初に余裕をもってスケジューリングしたはずなのに、プロジェクトは大抵遅れがちです。なぜ期限を守れなくなるのでしょうか。
１．常に人はかかる時間を甘く見る
人はかかる時間を楽観的に見積もる傾向があります。「時間や予算など計画完遂に必要な資源を常に低く見て、遂行の容易さを甘めに見ること」を、計画錯誤といいます。
たとえば、ある調査で論文作成に要する日数について、学生たちが予想した最短日数は27日で、最長日数は49日でした。しかし、実際にかかった日数は平均56日でした。集団になると、個人よりもタスク完了に要する時間をさらに軽く見積もることが、多くの研究で明らかになっています。先のプロジェクトでも同様であった可能性があります。
期限のある作業を行う際に、余裕時間があればあるほど、実際に作業を開始する時期を遅らせてしまうことを、学生症候群といいます。夏休みの課題の提出の際に、最後にバタバタした経験をお持ちの方も多いでしょう。
２．ノルマを達成するとそれ以上に頑張らなくなる
メンバーは、各フェーズでの自分のノルマを早々に終えても、遅れている人のタスクを手伝うことを避けた可能性があります。
心理学で、ノルマを達成するとそれ以上に頑張らなくなることを天井効果といいます。営業マンが期のノルマを達成してしまうと、それ以上、頑張らなくなることが典型例です。
天井効果には、２つの理由が指摘されています。１つは、これ以上頑張って今期あまりに高い実績を残すと、次期にもっと高い目標を課せられて苦しむことになると予想するため、ほどほどにしておこうという心理が働くからです。
２つめは、ノルマを達成したかしないかだけで評価がなされ、目標を上回った部分に対する評価がないと、目標以上の成果を出しても意味がないと判断され、目標達成が見えてきたら、もう頑張る気力が沸かなくなるからです。
メンバーたちは、新たに仕事が振られるのを恐れて、本当は完了しているのに、ブラッシュアップと称して、自分のタスクが終わっていない振りをして、フェーズごとの自分のバッファを食い潰してしまった可能性があります。
次回は、「どうすればプロジェクトの期限を守れるか」についてお知らせします。
ＮＰＯ法人中野中小企業診断士会 三枝元